In questo articolo vediamo cosa significa verbalizzare, quali documenti sono coinvolti nella chiusura di un concorso e quali sono i termini da rispettare per la consegna dei premi.
Cosa si intende per verbalizzazione
Verbalizzare significa porre a verbale, ovvero redigere un documento scritto che attesti formalmente un atto o un fatto. Nell’ambito di un concorso a premi, la verbalizzazione delle vincite è il passaggio che rende ufficiale e documentabile il processo di assegnazione dei premi. Si distinguono due tipologie di verbale:
- il verbale di assegnazione, che attesta l’individuazione dei vincitori e l’assegnazione dei premi in palio;
- il verbale di chiusura, che conclude formalmente l’iter del concorso.
Entrambi devono essere redatti da un notaio o da un funzionario della Camera di Commercio territorialmente competente, incaricato della tutela del consumatore e della fede pubblica. Non si tratta di una formalità accessoria: è la garanzia terza che rende il concorso opponibile a eventuali contestazioni da parte di partecipanti o autorità.
Il verbale di assegnazione
La verbalizzazione delle vincite è un atto obbligatorio, disciplinato dall’art. 9, comma 1, del DPR 430/2001, che richiede la presenza della figura di garanzia sopra descritta al momento della firma del verbale di assegnazione.
Il verbale di assegnazione deve riportare, in modo puntuale, le modalità con cui è stato individuato il vincitore. Se l’estrazione avviene tramite sistema informatico, è necessario specificare:
- il funzionamento del processo di estrazione;
- l’ubicazione del server su cui sono raccolti i dati;
- le misure che garantiscono la non manomettibilità del software utilizzato.
Termini e documentazione per la consegna dei premi
Una volta completata l’assegnazione dei premi, al vincitore viene notificata la vincita, che deve essere formalmente accettata. Da quel momento, l’azienda promotrice ha 180 giorni di tempo dalla redazione del verbale di assegnazione per consegnare il premio. Poiché la consegna deve essere sempre documentabile al momento del verbale di chiusura, è buona norma conservare con cura:
- i documenti di trasporto;
- le dichiarazioni di ricezione del premio da parte del vincitore;
- nel caso di premi come automobili o scooter, copia dei libretti di immatricolazione, da esibire al funzionario incaricato della verbalizzazione.
Una gestione documentale imprecisa in questa fase è una delle cause più frequenti di rallentamento nella chiusura di un concorso — e, in alcuni casi, di contestazioni evitabili con una corretta impostazione fin dall’avvio dell’iniziativa.
I documenti necessari per il verbale di chiusura del concorso
Conclusa la fase di estrazione e assegnazione, si procede con il verbale di chiusura, che oltre agli estremi del concorso deve certificare l’esito dell’assegnazione dei premi: se questi sono stati effettivamente corrisposti ai legittimi assegnatari (vincitori o riserve), oppure se — in caso di premi non assegnati o non richiesti — sono stati devoluti alla onlus indicata nel regolamento del concorso, come previsto dalla normativa.
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