Verbalizzazione delle vincite: cos'è e come funziona

Verbalizzazione delle vincite: cos’è e come funziona

19 Aprile 2023

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Le imprese che scelgono di indire un concorso a premi hanno l’obbligo di seguire una serie di adempimenti previsti dalla normativa di cui al D.P.R 430/2001. I concorsi a premi possono essere promossi sia dalle aziende private che da consorzi e società cooperative. In genere, un concorso a premi ha una finalità di tipo commerciale diretta a favorire la vendita di beni o servizi oppure la conoscenza di prodotti, ditte, insegne, marchi o servizi.
Uno dei passaggi legati allo svolgimento di un concorso a premi consiste nella verbalizzazione delle vincite. Cos’è e cosa significa verbalizzare? Scopriamo tutto quel che occorre sapere in merito.

Verbalizzare: significato del termine

Innanzitutto, è bene comprendere cosa significa verbalizzare. Questo termine sta a indicare l’atto di porre a verbale, redigendo un documento di tipo scritto. La verbalizzazione delle vincite, nell’ambito di un concorso a premi, permette quindi di eseguire correttamente il processo di assegnazione dei premi. Il verbale di assegnazione fornisce una testimonianza di tipo scritto relativa alla vincita e all’assegnazione dei premi messi in palio.
Il verbale di chiusura invece conclude l’iter del concorso a premi.
I verbali, sia di assegnazione che di chiusura, vengono redatti da un Notaio o da un funzionario incaricato della tutela del consumatore e della fede pubblica presso la Camera di Commercio territorialmente competente.

Chiusura di un concorso e verbalizzazione delle vincite: i documenti utili

Secondo la normativa italiana, la verbalizzazione delle vincite è un atto indispensabile durante lo svolgimento di un concorso a premi. Il verbale deve essere redatto in presenza di una figura a garanzia della tutela del consumatore e della fede pubblica, secondo l’art. 9, co. 1, del D.P.R 430/2001. Tale figura ha la responsabilità di apporre la propria firma sul verbale di assegnazione dei premi.
Il verbale di assegnazione dei premi riporta anche i riferimenti circa le modalità di individuazione del vincitore. Se il processo è di tipo informatico occorrerà specificare in che modo è stato estratto il vincitore, dove è ubicato il server di raccolta dati e la non manomettibilità del software di estrazione.
Terminata la fase di estrazione/assegnazione dei premi il successivo passaggio da verbalizzare è quello della chiusura del concorso.
Il verbale di chiusura del concorso deve riportare oltre agli estremi del concorso anche le informazioni inerenti all’assegnazione dei premi, ovvero certificare se il premio è stato corrisposto ai legittimi assegnatari, quali vincitori o riserve, oppure se il premio, in quanto non assegnato o non richiesto, è stato devoluto alla Onlus indicata nel regolamento.

Termini di consegna dei premi

La consegna del premio avviene a seguito del processo di verbalizzazione delle vincite. Terminata questa fase, infatti, al vincitore viene notificata la vincita e lo stesso deve accettarla. Accettata la vincita, i premi devono essere consegnati ai vincitori al massimo entro 180 giorni dalla redazione del verbale di assegnazione.
Dato che della consegna dei premi deve esser sempre data prova al funzionario che redige il verbale di chiusura, si dovranno conservare eventuali documenti di trasporto, dichiarazioni di ricezione del premio e, nel caso in cui premi siano automobili o scooter, dovranno esser conservati e prodotti davanti al funzionario anche copie dei libretti di immatricolazione.

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Redazione Max Marketing

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