L’organizzazione di un concorso a premi richiede specifiche abilità gestionali e amministrative: oltre alla pianificazione di una strategia di marketing efficace, infatti, la gestione di un concorso a premi risulta complessa soprattutto per quel che riguarda obblighi, requisiti, scadenze e documentazioni utili.
Per indire un concorso a premi occorre seguire un processo soggetto a specifiche normative. Anche il frangente della consegna dei premi deve rispettare tali norme: quali sono gli obblighi e i requisiti per la consegna dei premi? Scopriamo di più in questo approfondimento.
Documentazione utile: il modulo CO/1
Le 3 fasi di un concorso a premi necessitano di massima attenzione, sia dal punto di vista comunicativo e strategico, sia per quel che riguarda il rispetto di scadenze e normative. In particolare, per l’avvio del concorso a premi occorre inviare apposita comunicazione di svolgimento al Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT). Circa 15 giorni prima dell’avvio del concorso, la società promotrice ha l’obbligo di compilare il modulo CO/1 inoltrando i seguenti documenti:
- il regolamento del concorso, il quale definisce i dettagli riguardo la durata, le modalità di svolgimento, i soggetti promotori, l’ambito territoriale, il valore dei premi e i termini di consegna;
- il documento originale di cauzione prestata a garanzia dei premi promessi. Il soggetto promotore deve versare una cauzione pari al 100% del valore complessivo del montepremi. La scadenza non può essere inferiore a un anno dalla conclusione del concorso. Il beneficiario della cauzione, prestata mediante deposito bancario, fidejussione bancaria/assicurativa o titoli di stato, è il Ministero delle Imprese e del Made in Italy.
Cauzione: come e quando viene recuperata?
Nel momento in cui il concorso termina, i premi vengono assegnati ai legittimi vincitori. Il soggetto promotore ha l’obbligo, a questo punto, di inviare il verbale di chiusura del concorso a premi al Ministero delle Imprese e del Made in Italy. In questo modo è possibile svincolare la cauzione, trascorsi 180 giorni dalla data di trasmissione del verbale.
Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy verifica la conformità dell’attestato rilasciato dal soggetto prima di disporre lo svincolo della cauzione. Qualora venga riscontrata una violazione, il Ministero determinerà l’incameramento (totale o parziale) della cauzione.
Consegna del premio al soggetto: altre informazioni
L’assegnazione del premio deve essere svolta in presenza di un funzionario camerale o di un notaio, i quali si occupano di redigere appositi verbali per atto pubblico. La consegna del premio deve avvenire entro e non oltre i 180 giorni.
Nel momento dell’assegnazione, il funzionario camerale o il notaio redige un verbale di assegnazione apposito che attesta, la regolarità delle operazioni. Il verbale deve essere firmato dal soggetto promotore o dal soggetto delegato. Per provare l’avvenuta consegna dei premi è consigliabile raccogliere dal vincitore una ricevuta – liberatoria insieme alla fotocopia del documento di riconoscimento del vincitore.
Nei casi di premi non assegnati o non richiesti, il soggetto promotore è obbligato a consegnarli alla Onlus indicata nel regolamento del concorso a premi.
