La perizia tecnica del sistema: un adempimento tipico dei concorsi a premio
L’organizzazione di un concorso a premi prevede una serie di adempimenti in capo ai soggetti promotori, che sono
- la stesura del Regolamento
- la predisposizione di una cauzione pari al 100% del valore del montepremi
- I’invio della Comunicazione di svolgimento di concorso a premio al Ministero dello Sviluppo Economico: deve essere effettuata tramite la compilazione del modulo PREMA CO/1, allegando il Regolamento e la cauzione. Va inviata almeno 15 giorni prima della data di inizio del contest, tramite il portale www.impresainungiorno.gov.it
- l’assegnazione dei premi alla presenza di un notaio o Funzionario della Camera di Commercio che verificherà il rispetto dei criteri di assegnazione indicati nel regolamento
- la verbalizzazione della chiusura del concorso a premi con il notaio o Funzionario della Camera di Commercio, consegnando i documenti che attestano la consegna dei premi ai legittimi vincitori
- l’invio della Comunicazione di Chiusura Concorso a Premio al Ministero dello Sviluppo Economico
Quando la partecipazione al concorso a premi avviene attraverso un sistema elettronico (per esempio una form su un sito web, una APP, un social network) e/o quando l’assegnazione dei premi viene effettuata tramite un sistema automatico (congegno meccanico, elettrico o elettronico) è necessario produrre un ulteriore documento denominato “perizia tecnica” del sistema.
Cos’è la perizia tecnica del sistema?
La perizia del sistema è il documento che raccoglie le informazioni relative al funzionamento e alla sicurezza del sistema di raccolta dei dati e delle partecipazioni dei concorrenti e dell’eventuale congegno di attribuzione delle vincite.
La perizia deve essere resa sotto forma di dichiarazione sostitutiva di atto notorio accompagnata da una copia del documento di identità del dichiarante.
Quando deve essere predisposta la perizia?
È obbligatorio produrre la perizia del sistema quando il concorso a premi presenta almeno una di queste caratteristiche:
- la partecipazione avviene attraverso sistema elettronico
- l’assegnazione dei premi è affidata ad un sistema automatico (meccanico, elettrico o elettronico)
Per esempio, la perizia deve essere redatta per tutti i seguenti concorsi:
- Concorsi a premi online
- Concorsi tramite APP
- Concorsi a premi sui social network
- Concorsi su WhatsApp
- Concorsi con sistema di lettura degli scontrini
- Concorsi a premi telefonici e sms
- Concorsi a premi tramite totem interattivi (per esempio quelli nelle gallerie dei Centri Commercial)
indipendentemente dal metodo utilizzato per assegnare i premi.
Può essere necessaria anche per i concorsi che si svolgono off line, per esempio se viene fatto il data entry delle partecipazioni e si utilizza un software per fare il sorteggio.
La perizia tecnica non è necessaria quando tutto si svolge manualmente (per esempio i concorsi instant win con cartoline Gratta&Vinci o con supporti Strappa&Vinci).
A cosa serve la perizia del sistema?
La perizia tecnica ha lo scopo di descrivere il sistema predisposto per lo svolgimento del concorso a premi ed attestare che è stato sviluppato rispettando il principio di territorialità e garantisca la pubblica fede e la parità di trattamento e di opportunità per tutti i partecipanti.
Né i funzionari del MiSE, né il funzionario della camera di commercio o il notaio che sovrintende alle operazioni di assegnazione dei premi conoscono il funzionamento del sistema software realizzato per il concorso a premi. La soluzione meno onerosa individuata dal legislatore per permettere alle imprese di organizzare i propri concorsi senza oneri aggiuntivi è quella di richiedere, appunto, la perizia tecnica sotto forma di dichiarazione sostitutiva di atto notorio. La perizia tecnica viene letta ed acquisita agli atti, in caso di contestazioni o di apertura di un procedimento di verifica, se accertata la falsità delle informazioni contenute nella perizia il dichiarante subirà sanzioni civili e penali (cfr. art. 47 del D.P.R. n. 445/2000 recante il testo unico sulla documentazione amministrativa)
Quando va scritta e presentata la perizia tecnica?
È ovvio che questo documento molto importante vada scritto dopo l’ultimazione (software e hardware) del sistema di raccolta della partecipazione e del congegno di attribuzione delle vincite.
Non è obbligatorio inviare la perizia al MiSE allegata alla comunicazione di avvio del concorso a premi; in molti casi sarebbe addirittura impossibile farlo in quanto la consegna dei sistemi avviene di solito a ridosso dell’inizio del concorso mentre la comunicazione va inviata al MiSE almeno 15 giorni prima. Il MiSE può comunque richiederla in ogni momento, per cui è consigliabile averla scritta e firmata prima dell’inizio, così che il soggetto delegato possa rispondere prontamente alla richiesta dell’ente di controllo.
La perizia va invece consegnata in originale al notaio o al funzionario camerale che verbalizza l’assegnazione dei premi o la chiusura del concorso in caso di concorso instant win puro. Nelle ultime FAQ di marzo 2020 il MiSE precisa che
Qualora l’assegnazione dei premi e relativo abbinamento dei vincitori avvenga con modalità casuali utilizzando un sistema (software e/o hardware) che è programmato per assegnare le vincite in un arco temporale definito, al di là dell’esistenza di una perizia tecnica che attesti la non manomettibilità del sistema, il notaio/funzionario camerale può intervenire anche prima del momento finale in cui il garante della fede pubblica certifichi l’elenco dei vincitori.
Mi puoi dare un facsimile?
Questa è la richiesta ricorrente delle web agency dei clienti che si improvvisano nei concorsi a premi online: non esiste alcun facsimile da scopiazzare, perché ogni concorso è diverso ed ogni sistemista adotta soluzioni diverse. Pertanto, cara web agency, devi scrivere di tuo pugno la perizia tecnica del sistema che hai realizzato. Quali sono le informazioni che deve contenere la perizia? Lo vediamo nel paragrafo successivo.
Quali informazioni deve contenere la perizia?
Nella FAQ n. 7 del marzo 2020, il Ministero dello Sviluppo Economico indica le informazioni che devono essere contenute nella perizia da redigere in caso di concorsi a premi su social network con server allocato all’estero; nella prassi ci si uniforma a tale elenco anche per tutti gli altri casi in cui è obbligatoria:
- Generalità dell’esperto
- Generalità del committente
- Descrizione sommaria delle specificità del concorso quali denominazione, durata, estensione territoriale, principi generali della meccanica di svolgimento
- Il luogo in cui è residente il sistema utilizzato (software, etc.), con particolare riguardo alle esigenze di territorialità richieste dall’art. 1, comma 6, del d.P.R. n. 430/2001
- Le eventuali “ordinarie spese di partecipazione” di cui all’art. 1, comma 5, del d.P.R. n. 430/2001
- Dichiarazione di essere o meno lo sviluppatore/produttore del sistema
- Descrizione generale del sistema
- Descrizione particolareggiata dei suoi elementi
- Metodi di intervento adottati nell’effettuazione delle prove
- Analisi dei problemi riscontrati
- Ipotesi su eventuali genesi delle situazioni critiche
- Eventuali conseguenze accadute o prevedibili
- Eventuali soluzioni proposte
- Giudizio finale sul sistema nel suo complesso con particolare riguardo alle dichiarazioni di sicurezza e non manomettibilità richieste dal d.P.R. n. 430/2001 e dalla circolare n. 1/AMTC del 2002, al fine di garantire la pubblica fede e la parità di trattamento e di opportunità per tutti i partecipanti
Conclusioni
La perizia tecnica del sistema di partecipazione e/o del sistema di assegnazione dei premi è uno dei documenti da predisporre obbligatoriamente per l’organizzazione di un concorso a premi che utilizza sistemi elettronici di acquisizione della partecipazione. La mancanza di questo adempimento espone il promotore ad una sanzione per manifestazione vietata e non consente di procedere alle operazioni di assegnazione dei premi.
Come sempre, il consiglio migliore è: non improvvisare, affidati a consulenti esperti.
